Economia

Archiviazione Documenti Aziendali: Gestione esterna o Self Storage?

Costi occulti, falle nella sicurezza, inefficienze, consultazione documentale con sistemi obsoleti: ecco tutto quel che è meglio sapere prima di scegliere come gestire l’archiviazione di documenti aziendali. Una interessante case history di SGA Gestione Archivi

Dopo alcuni anni di attività, un’azienda vede aumentare lo spazio occupato dalla documentazione cartacea. Inizia così a cercare soluzioni di archiviazione documenti aziendali  e si trova ad un bivio: scegliere un servizio professionale o affidarsi a strutture logistiche, traslocatori, locatori di spazio per un Self Storage.

Abbiamo chiesto a Gabriele Musso, fondatore di SGA, perché scegliere un servizio di gestione. «I motivi sono molti – ci ha spiegato Musso – ma si possono riassumere in una semplice espressione: è vantaggioso».

Ci ha quindi raccontato una case history di un cliente che recentemente si è rivolto a loro. Si tratta di un prestigioso studio legale, i cui uffici si affacciano sul Duomo di Milano, che dopo un’analisi dei costi crescenti per lo spazio da pagare e le ore spese per spostamenti e consultazioni, ha abbandonato il Self Storage.

Ecco i motivi:

  1. Il cliente non deve preoccuparsi dell’inscatolamento e del trasporto della documentazione.
  2. Nel Self Storage le dimensioni delle stanze sono predefinite e capita di pagare spazio inutilizzato. Un servizio gestito fattura solo lo spazio effettivamente utilizzato. In alcuni casi i risparmi sono importanti (con un rapporto di 1 a 8).
  3. A differenza del Self Storage, un servizio gestito suddivide la documentazione per anno, la indicizza, creando un elenco di consistenza per agevolare la consultazione (via email o con consegna fisica).
  4. A differenza dei Self Storage, un servizio gestito segnala al cliente i documenti fiscalmente scaduti, dando la possibilità di macerarli e ridurre i costi dello spazio.
  5. A differenza dei Self Storage, un servizio gestito conserva i documenti in apposite scatole chiuse, posizionate su bancali sigillati che ne garantiscono la conservazione nel tempo. Un impianto di spegnimento a schiuma ad alta espansione garantisce in caso d’incendio, non solo che non si brucino, ma anche che non si bagnino. Gli edifici sono protetti con impianti di sorveglianza e antintrusione.

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